# Cómo organizar Equipo, Mascotas, Tutores y Campos Personalizados en PetHub **Respuesta rápida:** los módulos **Equipo**, **Mascotas** y **Tutores** son la base del gerenciamiento pet en PetHub. Ayudan a saber quién atiende, quién es responsable de cada mascota, qué información debe estar en la ficha de la mascota y qué datos extras pueden recogerse con **Campos Personalizados**. Cuando estos registros están bien organizados, la rutina de guardería, hotel, baño y peluquería se vuelve más rápida, clara y segura. El equipo pregunta menos veces lo mismo en recepción y consulta los datos correctos en el momento correcto. 🐾 ## ¿Por qué mantener Equipo, Mascotas y Tutores bien registrados? Un buen registro no sirve solo para “guardar información”. Sirve para que la operación pet trabaje mejor todos los días. Con los registros actualizados, tu empresa puede: • encontrar tutores y mascotas más rápido; • reducir errores de comunicación entre recepción, operación y gestión; • mantener la ficha de la mascota más completa; • registrar datos importantes para guardería, hotel, baño, servicios y atención; • permitir que el tutor complete información por el portal; • controlar mejor quién del equipo puede acceder, editar o administrar datos. En la práctica, **Tutores, Mascotas y Equipo trabajan juntos**: • el **Tutor** es la persona responsable de la mascota; • la **Mascota** es el animal atendido por la empresa; • el **Equipo** representa a los colaboradores que usan PetHub; • los **Campos Personalizados** completan los registros con datos específicos de tu operación. ## ¿Qué son los detalles de Mascotas, Tutores y Equipo? Los detalles son la información principal dentro de cada registro. Funcionan como una ficha organizada para consultar, editar y acompañar la rutina. ### 🐶 Detalles de Mascotas: la ficha de la mascota en el día a día La ficha de la mascota reúne los datos que ayudan al equipo a entender quién es ese animal y qué cuidados necesita. Puede incluir: • nombre de la mascota; • especie; • raza; • tamaño; • sexo; • fecha de nacimiento o edad; • peso; • características físicas; • observaciones importantes; • tutor responsable; • historial de atenciones, cuando esté disponible; • información adicional creada con Campos Personalizados. La ficha de la mascota ayuda a: • identificar al animal en recepción; • revisar restricciones antes de un servicio; • consultar comportamiento, preferencias o cuidados especiales; • mantener al equipo alineado sobre la misma mascota; • evitar que datos importantes queden solo en conversaciones sueltas. 💡 **Ejemplo práctico:** si una mascota tiene alergia a un producto, esa información puede quedar registrada en la ficha para consultarse antes del baño, hotel o guardería. ### 👤 Detalles de Tutores: el registro de quien responde por la mascota El registro de tutores concentra la información de la persona responsable por el animal. Puede incluir: • nombre del tutor; • teléfono; • correo electrónico; • dirección; • documento, cuando la empresa lo use; • mascotas vinculadas; • preferencias de contacto; • observaciones internas; • datos extras creados con Campos Personalizados. Este registro ayuda a tu empresa a: • contactar a la persona correcta; • mantener el vínculo entre tutor y mascota; • evitar registros duplicados; • agilizar la atención en recepción; • organizar comunicación sobre agenda, servicios, pagos u orientaciones. 💡 **Ejemplo práctico:** si un tutor prefiere recibir mensajes por WhatsApp, esa información puede quedar registrada para mantener un estándar de atención. ### 👥 Detalles de Employee / Equipo: quién trabaja dentro del sistema El módulo **Employee**, o **Equipo**, organiza a los colaboradores que usan PetHub en la operación. Puede incluir: • nombre del colaborador; • correo de acceso; • teléfono, cuando sea necesario; • cargo o función; • estado del colaborador; • vínculo con permisos o perfil de acceso; • información interna creada con Campos Personalizados. Este registro es importante porque no todas las personas necesitan acceder a las mismas áreas del sistema. Por ejemplo, una persona de recepción puede necesitar consultar tutores y mascotas. Una persona de gestión puede necesitar acceder a configuraciones, finanzas, informes o permisos. ## ¿Cómo se relaciona Employee con User Roles y permisos? **Employee es la persona del equipo registrada. User Role es el nivel de acceso que define qué puede ver o hacer esa persona en el sistema.** Esta separación ayuda a mantener seguridad y organización. En la práctica: • **Employee / Equipo** identifica al colaborador; • **User Role / Perfil de usuario** define permisos; • **Permisos** controlan acceso a módulos, acciones e información; • **Estado del colaborador** ayuda a mantener con acceso solo a las personas necesarias. ### Ejemplos por función • **Recepción:** consulta y registra tutores, mascotas y agendas. • **Operación:** visualiza información de la mascota relevante para guardería, hotel, baño o atención. • **Gestión:** acompaña registros, configuraciones, informes y permisos. • **Finanzas:** accede a cobros, pagos e información administrativa. ⚠️ **Atención:** evita usar el mismo acceso para varias personas. Lo ideal es que cada colaborador tenga su propio usuario, con permisos adecuados a su función. ## El poder de los Custom Fields en el gerenciamiento pet **Los Campos Personalizados permiten adaptar PetHub a la realidad de tu empresa pet.** Sirven para crear campos extras cuando la información estándar no es suficiente. En vez de usar notas sueltas, planillas o mensajes antiguos, puedes estructurar datos importantes directamente en los módulos correctos. ### ¿Dónde se conectan los Campos Personalizados? Los Custom Fields pueden complementar registros como: • **Mascotas:** información específica de la ficha de la mascota; • **Tutores:** datos extras sobre el responsable; • **Employee / Equipo:** información interna de colaboradores. ### Ejemplos de Campos Personalizados para Mascotas 🐾 • **Alergias:** productos, alimentos o medicamentos que deben evitarse; • **Nivel de sociabilidad:** sociable, selectivo, necesita adaptación; • **Miedos o gatillos:** ruidos, otros perros, baño, secador; • **Rutina alimentaria:** horarios, cantidad, restricciones; • **Cuidados especiales:** medicación, limitación física, orientación veterinaria; • **Comportamiento en guardería:** tranquilo, activo, juguetón, reservado; • **Autorización para fotos:** sí, no o depende de aprobación. 💡 **Valor práctico:** el equipo consulta la ficha antes de atender y reduce el riesgo de olvidar una información importante. ### Ejemplos de Campos Personalizados para Tutores 👤 • **Canal preferido de contacto:** WhatsApp, llamada, e-mail; • **Persona autorizada para retirar:** nombre y teléfono; • **Preferencia de pago:** tarjeta, Pix/transferencia, mensualidad u otro; • **Observaciones de atención:** horarios preferidos o restricciones de contacto; • **Consentimientos:** aceptación de políticas, autorización de imagen, términos internos; • **Origen del cliente:** recomendación, Instagram, Google, alianza. 💡 **Valor práctico:** recepción gana contexto antes de atender y evita preguntar todo nuevamente en cada visita. ### Ejemplos de Campos Personalizados para Equipo 👥 • **Función operativa:** recepción, monitoría, baño, gestión, finanzas; • **Unidad de trabajo:** matriz, sucursal o sector; • **Turno:** mañana, tarde, noche o escala alternada; • **Entrenamiento concluido:** onboarding, seguridad, atención; • **Responsable por módulo:** agenda, finanzas, mascotas, tutores; • **Observaciones internas:** información útil para gestión. 💡 **Valor práctico:** la gestión puede estandarizar información del equipo y organizar responsabilidades. ## Registro interno vs. registro externo: ¿cuál es la diferencia? **El registro interno lo hace el equipo dentro de PetHub. El registro externo lo hace el propio tutor, normalmente por un enlace o portal del cliente.** Los dos caminos pueden convivir. La diferencia está en quién completa la información y cuánto trabajo queda para recepción. ### Registro interno: cuando el equipo completa dentro del sistema Este flujo es útil cuando: • el tutor está en recepción; • la atención ocurre por teléfono o WhatsApp; • hay que corregir o complementar información; • la empresa quiere revisar los datos antes de finalizar; • el tutor no tiene facilidad con formularios online. En este modelo, el equipo puede registrar: • el tutor; • la mascota; • el vínculo entre tutor y mascota; • campos personalizados; • observaciones importantes para la operación. ✅ **Beneficio:** la empresa mantiene control directo del registro. ⚠️ **Punto de atención:** si todo depende de recepción, el equipo puede perder tiempo digitando información que el tutor podría completar. ### Registro externo: cuando el tutor completa por el portal En el registro externo, la empresa envía un enlace para que el tutor complete sus propios datos. El tutor puede informar: • sus datos de contacto; • información de la mascota; • campos adicionales solicitados por la empresa; • datos importantes para atención, adaptación o servicio. ✅ **Beneficio:** recepción ahorra tiempo y el equipo recibe información más completa antes de la primera atención. ### ¿Cómo ayuda el enlace de registro a la productividad? Enviar el enlace al tutor facilita mucho la rutina. En vez de preguntar todo manualmente, el tutor puede completar la información con calma antes de llegar a la unidad. Esto ayuda a: • reducir filas y demora en recepción; • evitar retrabajo con datos incompletos; • disminuir errores de digitación; • acelerar el onboarding de nuevos tutores; • preparar mejor al equipo antes de evaluación, guardería, hotel o servicio; • mantener la ficha de la mascota más completa desde el inicio. 💡 **Ejemplo práctico:** antes del primer día de guardería, el equipo envía el enlace de registro. El tutor completa datos personales, información de la mascota, alergias, sociabilidad y cuidados especiales. Cuando la mascota llega, recepción ya tiene una base lista para revisar. ## El acceso propio del Tutor: autonomía para el cliente **El acceso del tutor permite que el cliente entre al portal para consultar o completar información relacionada con su propio registro y sus mascotas, según los recursos habilitados por la empresa.** Este acceso ayuda a quitar parte del trabajo manual del equipo y da más autonomía al cliente. La experiencia puede incluir: • completar o actualizar datos personales; • registrar o complementar información de la mascota; • responder Campos Personalizados definidos por la empresa; • acceder a información de su propio vínculo con la empresa; • acompañar datos disponibles en el portal del cliente, cuando estén habilitados. ⚠️ **Importante:** el acceso del tutor es diferente del acceso del equipo. El tutor accede a información propia de cliente. Employee accede al sistema según permisos internos y User Roles. ## ¿Cómo se relacionan Mascotas y Tutores? **Un tutor puede estar vinculado a una o más mascotas. Una mascota debe estar asociada al tutor responsable para que el equipo sepa a quién contactar y quién responde por ella.** Esta relación permite entender: • qué mascotas pertenecen a cada tutor; • a quién contactar en caso de duda; • qué datos pertenecen al tutor y cuáles a la mascota; • cómo organizar historial, servicios y comunicación; • qué Campos Personalizados deben aparecer en cada ficha. ### Ejemplo simple Ana es tutora de Luna y Thor. En PetHub: • **Ana** queda registrada como tutora; • **Luna** tiene su propia ficha de mascota; • **Thor** también tiene su propia ficha; • las dos mascotas quedan vinculadas a Ana; • cada mascota puede tener Campos Personalizados diferentes, como alergias o sociabilidad. ## ¿Cómo elegir dónde crear cada Campo Personalizado? **Campos Personalizados transforman el registro en una herramienta de operación, no solo en una lista de nombres.** ### Si el dato habla sobre el animal, créalo en Mascotas Ejemplos: alergias, peso, temperamento, sociabilidad, restricciones alimentarias, medicación o comportamiento. ### Si el dato habla sobre el cliente, créalo en Tutores Ejemplos: contacto preferido, dirección, persona autorizada para retirar, preferencia de pago, aceptación de términos u origen del cliente. ### Si el dato habla sobre el colaborador, créalo en Equipo Ejemplos: sector, turno, unidad, función, entrenamiento, perfil operativo o responsable por una rutina. 💡 **Regla práctica:** pregunta “¿esta información habla sobre quién?” Si habla del animal, va en Mascotas. Si habla del cliente, va en Tutores. Si habla del colaborador, va en Equipo. ## Buenas prácticas para configurar los primeros Campos Personalizados Empieza simple. Demasiados campos pueden hacer que el registro sea cansado para el equipo y para el tutor. Prioriza información que realmente ayude en la rutina. ### Sugerencias para Mascotas • Alergias; • Nivel de sociabilidad; • Restricción alimentaria; • Medicación continua; • Observación de comportamiento. ### Sugerencias para Tutores • Canal preferido de contacto; • Persona autorizada para retirar; • Origen del cliente; • Preferencia de pago; • Observación de atención. ### Sugerencias para Equipo • Función; • Unidad; • Turno; • Entrenamiento concluido; • Responsable por rutina. ## Flujo recomendado para ganar productividad 1. **Configura los Campos Personalizados esenciales** para Mascotas y Tutores. 2. **Envía el enlace de registro** al tutor antes de la primera atención. 3. **Pide al tutor que complete los datos** con calma, por el portal. 4. **Revisa la información recibida** antes de la llegada de la mascota. 5. **Completa datos internos**, si es necesario. 6. **Usa la ficha de la mascota en la rutina** para orientar guardería, hotel, baño o servicio. ✅ **Resultado esperado:** el equipo llega mejor preparado, el tutor tiene una experiencia más organizada y el registro deja de ser un cuello de botella en recepción. ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué es un Tutor en PetHub? Tutor es la persona responsable por la mascota. El registro organiza contacto, vínculo con animales, preferencias e información importante del cliente. ### ¿Qué es la ficha de la mascota? Es el registro del animal dentro de PetHub. Reúne identificación, características, tutor responsable e información extra creada con Campos Personalizados. ### ¿Qué es Employee en PetHub? Employee es el colaborador registrado en el equipo. Representa a quien trabaja en la empresa y accede al sistema según su perfil de usuario y permisos. ### ¿Tutor y Employee son lo mismo? No. Tutor es el cliente responsable por la mascota. Employee es una persona del equipo de la empresa. ### ¿Para qué sirven User Roles? User Roles definen qué puede acceder o hacer cada usuario interno. Ayudan a proteger información y organizar la rutina del equipo. ### ¿Puedo enviar un enlace para que el tutor se registre solo? Sí, cuando el recurso de registro externo o portal esté habilitado en tu operación. El enlace permite que el tutor informe sus propios datos y ayude a completar la ficha antes de la atención. ## Si algo sale mal • **Síntoma:** el tutor no puede acceder al enlace de registro. **Causa probable:** enlace expirado, recurso no habilitado o dato de acceso incorrecto. **Siguiente acción:** envía nuevamente el enlace y confirma si el portal del cliente está disponible para tu cuenta. • **Síntoma:** el equipo no encuentra un campo en la ficha de la mascota. **Causa probable:** el Campo Personalizado fue creado en otro módulo, como Tutores o Equipo. **Siguiente acción:** revisa en qué módulo fue configurado el campo. • **Síntoma:** un colaborador no puede acceder a un área. **Causa probable:** el User Role o los permisos de ese Employee no incluyen el módulo. **Siguiente acción:** pide a un usuario con permiso administrativo que revise el perfil de acceso. ## Conclusión: configura tus primeros campos y haz que la rutina fluya ✨ Cuando Equipo, Mascotas, Tutores y Campos Personalizados trabajan juntos, PetHub deja de ser solo un lugar para guardar datos y pasa a apoyar la operación diaria. La ficha de la mascota queda más completa. El tutor participa del registro. Recepción gana tiempo. El equipo accede a información importante con más claridad. Empieza con pocos campos esenciales, envía el enlace para que el tutor complete el registro y ajusta el proceso conforme evolucione tu rutina. 🐶💜