Cómo organizar Equipo, Mascotas, Tutores y Campos Personalizados
Cómo organizar Equipo, Mascotas, Tutores y Campos Personalizados en PetHub
Respuesta rápida: los módulos Equipo, Mascotas y Tutores son la base del gerenciamiento pet en PetHub. Ayudan a saber
quién atiende, quién es responsable de cada mascota, qué información debe estar en la ficha de la mascota y qué datos
extras pueden recogerse con Campos Personalizados.
Cuando estos registros están bien organizados, la rutina de guardería, hotel, baño y peluquería se vuelve más rápida,
clara y segura. El equipo pregunta menos veces lo mismo en recepción y consulta los datos correctos en el momento
correcto. 🐾
¿Por qué mantener Equipo, Mascotas y Tutores bien registrados?
Un buen registro no sirve solo para “guardar información”. Sirve para que la operación pet trabaje mejor todos los días.
Con los registros actualizados, tu empresa puede:
• encontrar tutores y mascotas más rápido; • reducir errores de comunicación entre recepción, operación y gestión; •
mantener la ficha de la mascota más completa; • registrar datos importantes para guardería, hotel, baño, servicios y
atención; • permitir que el tutor complete información por el portal; • controlar mejor quién del equipo puede acceder,
editar o administrar datos.
En la práctica, Tutores, Mascotas y Equipo trabajan juntos:
• el Tutor es la persona responsable de la mascota; • la Mascota es el animal atendido por la empresa; • el Equipo
representa a los colaboradores que usan PetHub; • los Campos Personalizados completan los registros con datos
específicos de tu operación.
¿Qué son los detalles de Mascotas, Tutores y Equipo?
Los detalles son la información principal dentro de cada registro. Funcionan como una ficha organizada para consultar,
editar y acompañar la rutina.
🐶 Detalles de Mascotas: la ficha de la mascota en el día a día
La ficha de la mascota reúne los datos que ayudan al equipo a entender quién es ese animal y qué cuidados necesita.
Puede incluir:
• nombre de la mascota; • especie; • raza; • tamaño; • sexo; • fecha de nacimiento o edad; • peso; • características
físicas; • observaciones importantes; • tutor responsable; • historial de atenciones, cuando esté disponible; •
información adicional creada con Campos Personalizados.
La ficha de la mascota ayuda a:
• identificar al animal en recepción; • revisar restricciones antes de un servicio; • consultar comportamiento,
preferencias o cuidados especiales; • mantener al equipo alineado sobre la misma mascota; • evitar que datos importantes
queden solo en conversaciones sueltas.
💡 Ejemplo práctico: si una mascota tiene alergia a un producto, esa información puede quedar registrada en la ficha para
consultarse antes del baño, hotel o guardería.
👤 Detalles de Tutores: el registro de quien responde por la mascota
El registro de tutores concentra la información de la persona responsable por el animal.
Puede incluir:
• nombre del tutor; • teléfono; • correo electrónico; • dirección; • documento, cuando la empresa lo use; • mascotas
vinculadas; • preferencias de contacto; • observaciones internas; • datos extras creados con Campos Personalizados.
Este registro ayuda a tu empresa a:
• contactar a la persona correcta; • mantener el vínculo entre tutor y mascota; • evitar registros duplicados; •
agilizar la atención en recepción; • organizar comunicación sobre agenda, servicios, pagos u orientaciones.
💡 Ejemplo práctico: si un tutor prefiere recibir mensajes por WhatsApp, esa información puede quedar registrada para
mantener un estándar de atención.
👥 Detalles de Employee / Equipo: quién trabaja dentro del sistema
El módulo Employee, o Equipo, organiza a los colaboradores que usan PetHub en la operación.
Puede incluir:
• nombre del colaborador; • correo de acceso; • teléfono, cuando sea necesario; • cargo o función; • estado del
colaborador; • vínculo con permisos o perfil de acceso; • información interna creada con Campos Personalizados.
Este registro es importante porque no todas las personas necesitan acceder a las mismas áreas del sistema.
Por ejemplo, una persona de recepción puede necesitar consultar tutores y mascotas. Una persona de gestión puede
necesitar acceder a configuraciones, finanzas, informes o permisos.
¿Cómo se relaciona Employee con User Roles y permisos?
Employee es la persona del equipo registrada. User Role es el nivel de acceso que define qué puede ver o hacer esa
persona en el sistema.
Esta separación ayuda a mantener seguridad y organización.
En la práctica:
• Employee / Equipo identifica al colaborador; • User Role / Perfil de usuario define permisos; • Permisos controlan
acceso a módulos, acciones e información; • Estado del colaborador ayuda a mantener con acceso solo a las personas
necesarias.
Ejemplos por función
• Recepción: consulta y registra tutores, mascotas y agendas. • Operación: visualiza información de la mascota relevante
para guardería, hotel, baño o atención. • Gestión: acompaña registros, configuraciones, informes y permisos. • Finanzas:
accede a cobros, pagos e información administrativa.
⚠️ Atención: evita usar el mismo acceso para varias personas. Lo ideal es que cada colaborador tenga su propio usuario,
con permisos adecuados a su función.
El poder de los Custom Fields en el gerenciamiento pet
Los Campos Personalizados permiten adaptar PetHub a la realidad de tu empresa pet.
Sirven para crear campos extras cuando la información estándar no es suficiente.
En vez de usar notas sueltas, planillas o mensajes antiguos, puedes estructurar datos importantes directamente en los
módulos correctos.
¿Dónde se conectan los Campos Personalizados?
Los Custom Fields pueden complementar registros como:
• Mascotas: información específica de la ficha de la mascota; • Tutores: datos extras sobre el responsable; • Employee /
Equipo: información interna de colaboradores.
Ejemplos de Campos Personalizados para Mascotas 🐾
• Alergias: productos, alimentos o medicamentos que deben evitarse; • Nivel de sociabilidad: sociable, selectivo,
necesita adaptación; • Miedos o gatillos: ruidos, otros perros, baño, secador; • Rutina alimentaria: horarios, cantidad,
restricciones; • Cuidados especiales: medicación, limitación física, orientación veterinaria; • Comportamiento en
guardería: tranquilo, activo, juguetón, reservado; • Autorización para fotos: sí, no o depende de aprobación.
💡 Valor práctico: el equipo consulta la ficha antes de atender y reduce el riesgo de olvidar una información importante.
Ejemplos de Campos Personalizados para Tutores 👤
• Canal preferido de contacto: WhatsApp, llamada, e-mail; • Persona autorizada para retirar: nombre y teléfono; •
Preferencia de pago: tarjeta, Pix/transferencia, mensualidad u otro; • Observaciones de atención: horarios preferidos o
restricciones de contacto; • Consentimientos: aceptación de políticas, autorización de imagen, términos internos; •
Origen del cliente: recomendación, Instagram, Google, alianza.
💡 Valor práctico: recepción gana contexto antes de atender y evita preguntar todo nuevamente en cada visita.
Ejemplos de Campos Personalizados para Equipo 👥
• Función operativa: recepción, monitoría, baño, gestión, finanzas; • Unidad de trabajo: matriz, sucursal o sector; •
Turno: mañana, tarde, noche o escala alternada; • Entrenamiento concluido: onboarding, seguridad, atención; •
Responsable por módulo: agenda, finanzas, mascotas, tutores; • Observaciones internas: información útil para gestión.
💡 Valor práctico: la gestión puede estandarizar información del equipo y organizar responsabilidades.
Registro interno vs. registro externo: ¿cuál es la diferencia?
El registro interno lo hace el equipo dentro de PetHub. El registro externo lo hace el propio tutor, normalmente por un
enlace o portal del cliente.
Los dos caminos pueden convivir. La diferencia está en quién completa la información y cuánto trabajo queda para
recepción.
Registro interno: cuando el equipo completa dentro del sistema
Este flujo es útil cuando:
• el tutor está en recepción; • la atención ocurre por teléfono o WhatsApp; • hay que corregir o complementar
información; • la empresa quiere revisar los datos antes de finalizar; • el tutor no tiene facilidad con formularios
online.
En este modelo, el equipo puede registrar:
• el tutor; • la mascota; • el vínculo entre tutor y mascota; • campos personalizados; • observaciones importantes para
la operación.
✅ Beneficio: la empresa mantiene control directo del registro.
⚠️ Punto de atención: si todo depende de recepción, el equipo puede perder tiempo digitando información que el tutor
podría completar.
Registro externo: cuando el tutor completa por el portal
En el registro externo, la empresa envía un enlace para que el tutor complete sus propios datos.
El tutor puede informar:
• sus datos de contacto; • información de la mascota; • campos adicionales solicitados por la empresa; • datos
importantes para atención, adaptación o servicio.
✅ Beneficio: recepción ahorra tiempo y el equipo recibe información más completa antes de la primera atención.
¿Cómo ayuda el enlace de registro a la productividad?
Enviar el enlace al tutor facilita mucho la rutina.
En vez de preguntar todo manualmente, el tutor puede completar la información con calma antes de llegar a la unidad.
Esto ayuda a:
• reducir filas y demora en recepción; • evitar retrabajo con datos incompletos; • disminuir errores de digitación; •
acelerar el onboarding de nuevos tutores; • preparar mejor al equipo antes de evaluación, guardería, hotel o servicio; •
mantener la ficha de la mascota más completa desde el inicio.
💡 Ejemplo práctico: antes del primer día de guardería, el equipo envía el enlace de registro. El tutor completa datos
personales, información de la mascota, alergias, sociabilidad y cuidados especiales. Cuando la mascota llega, recepción
ya tiene una base lista para revisar.
El acceso propio del Tutor: autonomía para el cliente
El acceso del tutor permite que el cliente entre al portal para consultar o completar información relacionada con su
propio registro y sus mascotas, según los recursos habilitados por la empresa.
Este acceso ayuda a quitar parte del trabajo manual del equipo y da más autonomía al cliente.
La experiencia puede incluir:
• completar o actualizar datos personales; • registrar o complementar información de la mascota; • responder Campos
Personalizados definidos por la empresa; • acceder a información de su propio vínculo con la empresa; • acompañar datos
disponibles en el portal del cliente, cuando estén habilitados.
⚠️ Importante: el acceso del tutor es diferente del acceso del equipo. El tutor accede a información propia de cliente.
Employee accede al sistema según permisos internos y User Roles.
¿Cómo se relacionan Mascotas y Tutores?
Un tutor puede estar vinculado a una o más mascotas. Una mascota debe estar asociada al tutor responsable para que el
equipo sepa a quién contactar y quién responde por ella.
Esta relación permite entender:
• qué mascotas pertenecen a cada tutor; • a quién contactar en caso de duda; • qué datos pertenecen al tutor y cuáles a
la mascota; • cómo organizar historial, servicios y comunicación; • qué Campos Personalizados deben aparecer en cada
ficha.
Ejemplo simple
Ana es tutora de Luna y Thor.
En PetHub:
• Ana queda registrada como tutora; • Luna tiene su propia ficha de mascota; • Thor también tiene su propia ficha; • las
dos mascotas quedan vinculadas a Ana; • cada mascota puede tener Campos Personalizados diferentes, como alergias o
sociabilidad.
¿Cómo elegir dónde crear cada Campo Personalizado?
Campos Personalizados transforman el registro en una herramienta de operación, no solo en una lista de nombres.
Si el dato habla sobre el animal, créalo en Mascotas
Ejemplos: alergias, peso, temperamento, sociabilidad, restricciones alimentarias, medicación o comportamiento.
Si el dato habla sobre el cliente, créalo en Tutores
Ejemplos: contacto preferido, dirección, persona autorizada para retirar, preferencia de pago, aceptación de términos u
origen del cliente.
Si el dato habla sobre el colaborador, créalo en Equipo
Ejemplos: sector, turno, unidad, función, entrenamiento, perfil operativo o responsable por una rutina.
💡 Regla práctica: pregunta “¿esta información habla sobre quién?” Si habla del animal, va en Mascotas. Si habla del
cliente, va en Tutores. Si habla del colaborador, va en Equipo.
Buenas prácticas para configurar los primeros Campos Personalizados
Empieza simple. Demasiados campos pueden hacer que el registro sea cansado para el equipo y para el tutor.
Prioriza información que realmente ayude en la rutina.
Sugerencias para Mascotas
• Alergias; • Nivel de sociabilidad; • Restricción alimentaria; • Medicación continua; • Observación de comportamiento.
Sugerencias para Tutores
• Canal preferido de contacto; • Persona autorizada para retirar; • Origen del cliente; • Preferencia de pago; •
Observación de atención.
Sugerencias para Equipo
• Función; • Unidad; • Turno; • Entrenamiento concluido; • Responsable por rutina.
Flujo recomendado para ganar productividad
1. Configura los Campos Personalizados esenciales para Mascotas y Tutores.
2. Envía el enlace de registro al tutor antes de la primera atención.
3. Pide al tutor que complete los datos con calma, por el portal.
4. Revisa la información recibida antes de la llegada de la mascota.
5. Completa datos internos, si es necesario.
6. Usa la ficha de la mascota en la rutina para orientar guardería, hotel, baño o servicio.
✅ Resultado esperado: el equipo llega mejor preparado, el tutor tiene una experiencia más organizada y el registro deja
de ser un cuello de botella en recepción.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un Tutor en PetHub?
Tutor es la persona responsable por la mascota. El registro organiza contacto, vínculo con animales, preferencias e
información importante del cliente.
¿Qué es la ficha de la mascota?
Es el registro del animal dentro de PetHub. Reúne identificación, características, tutor responsable e información extra
creada con Campos Personalizados.
¿Qué es Employee en PetHub?
Employee es el colaborador registrado en el equipo. Representa a quien trabaja en la empresa y accede al sistema según
su perfil de usuario y permisos.
¿Tutor y Employee son lo mismo?
No. Tutor es el cliente responsable por la mascota. Employee es una persona del equipo de la empresa.
¿Para qué sirven User Roles?
User Roles definen qué puede acceder o hacer cada usuario interno. Ayudan a proteger información y organizar la rutina
del equipo.
¿Puedo enviar un enlace para que el tutor se registre solo?
Sí, cuando el recurso de registro externo o portal esté habilitado en tu operación. El enlace permite que el tutor
informe sus propios datos y ayude a completar la ficha antes de la atención.
Si algo sale mal
• Síntoma: el tutor no puede acceder al enlace de registro.
Causa probable: enlace expirado, recurso no habilitado o dato de acceso incorrecto.
Siguiente acción: envía nuevamente el enlace y confirma si el portal del cliente está disponible para tu cuenta.
• Síntoma: el equipo no encuentra un campo en la ficha de la mascota.
Causa probable: el Campo Personalizado fue creado en otro módulo, como Tutores o Equipo.
Siguiente acción: revisa en qué módulo fue configurado el campo.
• Síntoma: un colaborador no puede acceder a un área.
Causa probable: el User Role o los permisos de ese Employee no incluyen el módulo.
Siguiente acción: pide a un usuario con permiso administrativo que revise el perfil de acceso.
Conclusión: configura tus primeros campos y haz que la rutina fluya ✨
Cuando Equipo, Mascotas, Tutores y Campos Personalizados trabajan juntos, PetHub deja de ser solo un lugar para guardar
datos y pasa a apoyar la operación diaria.
La ficha de la mascota queda más completa. El tutor participa del registro. Recepción gana tiempo. El equipo accede a
información importante con más claridad.
Empieza con pocos campos esenciales, envía el enlace para que el tutor complete el registro y ajusta el proceso conforme
evolucione tu rutina. 🐶💜
